Skrevet av Jannecke Bugge, senirorrådgiver i AS3 Transition
Det å nedbemanne er en krevende oppgave. I denne bloggen ønsker jeg å gi noen enkle råd til alle ledere som skal kommunisere et budskap som kan oppleves som kritisk for en ansatt.
I AS3 Transition opplever vi at mange virksomheter har lagt gode planer og oppriktig ønsker å få til en god nedbemanningsprosess. Dessverre er erfaringen at opplevelsen til de ansatte allikevel er dårlig. Selv om arbeidsmiljøloven overholdes og prosessen er nøye gjennomtenkt, erfarer vi at mye av dette gapet oppstår i måten budskapet overbringes fra mellomledere til de overtallige.
Hvordan kommuniserer man nedbemanningen?
Vi snakker ofte om at en leder bør kommunisere med respekt. Hvordan gjøres det? Jeg tror ikke det trenger å bety større sluttpakker. Her følger noen enkle råd.
1: Stå i budskapet
Grunnen til nedbemanning ligger i virksomhetens struktur og/eller strategi. I de aller fleste tilfeller ligger det nødvendige økonomiske tiltak bak en nedbemanning. Dersom en leder holder seg til at dette er grunnen, og gjentar det samme hver gang det stilles spørsmål til prosessen, er sjansen stor for at en overtallig vil få tillit til at dette faktisk er grunnen.
Det er lett for ledere å gå i «fellen», der de føler de må forsvare og forklare virksomhetens avgjørelse og kanskje aller mest utvelgelse. Det er fort gjort å falle for fristelsen til å legge på en undertone av «…du må jo forstå at…» Det kan føre til at de overtallige opplever arroganse og respektløs adferd når budskapet overbringes. Nedbemanning er tungt for både ledere og ansatte, samtidig er det lederens oppgave å kommunisere budskapet på best mulig måte. Det innebærer ofte mange gjentakelser av det samme budskapet.
Dersom begrunnelsene for nedbemanning og utvelgelse ikke holdes på et strategisk plan, er det fare for at de overtallige starter spekulasjoner og leter etter budskap mellom linjene.
2: En leders innstilling
Lover, regler, etikk og følelser skal balanseres i en nedbemanningsprosess. Lover og regler er lettere å definere enn etikk og følelser. Dersom en overtallig opplever å bli behandlet dårlig, kommer gjerne kritikk mot prosessen og det rettes kritikk mot ledelsens strategi.
Det anbefales derfor å legge til mye vennlighet og empati overfor de overtallige. For å kommunisere en nedbemanning er mulig å stå i budskapet og holde på f.eks. sluttavtaler med ro og tålmodighet. Ledere bør unngå å opptre irritert over frustrerte reaksjoner. De er normale og selv om de kan oppleves som anklager, er det viktig å ikke gjøre disse reaksjonene til noe personlig.
3: Vær tilgjengelig under nedbemanningen
Å overrekke budskapet om nedbemanning er en av de tyngste oppgavene en leder har. I menneskets natur ligger det et søk etter minste motstands vei. Det gjør at mange ledere overrekker det tunge budskapet og skygger banen eller er opptatt med andre "viktige" oppgaver i tiden etterpå. De anser seg som "ferdig" med oppgaven når nedbemanningen er kommunisert, og i henhold til loven og prosessbeskrivelse kan dette også være riktig. Allikevel utgjør en leders tilgjengelighet en stor forskjell i ukene etter at budskapet er kommunisert.
Det er vanlig at overtallige har sterke reaksjoner og opplever sorg og tap ved å miste en jobb. I en slik situasjon blir mennesket selektiv på informasjon som tas inn. Vi hører det vi vil høre og selv om informasjon gis både skriftlig og muntlig flere ganger kan det allikevel komme spørsmål som om noe aldri har blitt nevnt. Ta derfor alle spørsmål fra overtallige på alvor, også der du som leder føler deg helt sikker på at noe har blitt forklart og dokumentert tydelig. Vær tilgjengelig for at disse spørsmålene kan stilles og bekymringene settes ord på fra alle ansatte.
4: Vanskelige beskjeder tar tid å fordøye
Ledelsen har gjerne brukt flere måneder på å utarbeide den økonomiske og strategiske løsningen på et problem. Når en av løsningene er nedbemanning, er ofte realiteten at en mellomleder får noen dager, og de overtallige får kanskje bare noen timer på å fordøye budskapet. Ofte finnes det ikke et godt alternativ, men det utgjør en stor forskjell der ledere viser tålmodighet og forståelse for reaksjonen.
Figuren under viser at toppledelse har god tid på å gjennomarbeide en strategi som innebærer nedbemanning. De er gjerne fortrolige med begrunnelsen og den uunngåelige konsekvensen. De overtallige får minst tid til å venne seg til tanken og forstå realiteten. I tillegg er konsekvensene for medarbeideren størst, slik at trekanten blir snudd på hode når det gjelder betydningen for en ansatt.
- Vis derfor respekt for alle reaksjoner, enten du forstår dem eller ikke.
- Løft de ansatte på vei ut av virksomheten. AS3s erfaring har lært oss at måten nedbemanning gjennomføres på, betyr mye for hvor raskt overtallige kommer seg videre i sin livssituasjon og karriere.
- Er det for enkelt å oppfordre til empati og ro, vennlighet og tålmodighet? En virksomhet som nedbemanner ønsker at de overtallige skal komme så godt som mulig videre i egen karriere. Ledere som får til å gi de overtallige tro på egen kompetanse på vei ut, gir både virksomheten et bedre omdømme og de overtallige en bedre start på sin nye reise.
- Hvis vennlighet - det kan gi et «vinn-vinn» resultat - kanskje det er verdt å legge på litt ekstra medmenneskelighet?
Vil du lære mer om hvordan AS3 Transition jobber med nedbemanningsprosesser? Hvordan vi kan trene ledere på å gjennomføre verdige og gode samtaler med sine medarbeidere? Vi holder gratis frokostseminarer i Oslo, Bergen og Stavanger. Velkommen!
oversikt seminarer