Hvordan hjelpe en stresset medarbeider
Her får du innsikt i de 5 oppgavene dine som leder når en sykemelding relatert til stress havner på skrivebordet ditt. Denne innsikten kan hjelpe deg med å få din medarbeider trygt tilbake til arbeidsplassen.
01: INITIER OG OPPRETTHOLD KONTAKT
Før du tar kontakt med din medarbeider, kan det være en god idé å søke råd fra en kollega, HR eller en ekstern part. Dette kan hjelpe deg med å få en oversikt over situasjonen, slik at du kan være til stede for din medarbeider.
Under den første kontakten kan du og medarbeideren din ha forskjellige opplevelser av hva som forårsaket sykefraværet og hvilken betydning det har for medarbeideren.
I den første samtalen er det ikke et mål å finne en forklaring eller løsning. Derimot handler det om å ta initativ til å opprettholde kommunikasjonen mellom dere. Det kan du oppnå ved å følge strukturen nedenfor. Det viktigste er å være nysgjerrig og åpen for den ansattes opplevelser.
- Sjekk inn med medarbeideren: "Hvordan har du det i dag?"
- Vis at du forstår, er tilstede og ønsker en tidlig dialog når timingen er riktig, slik at du kan finne en god løsning for at medarbeideren kan komme tilbake på jobb: "Når timingen er riktig for deg, håper jeg vi kan snakke slik at vi kan finne en god løsning for at du kan komme tilbake til oss."
- Spør hva du kan gjøre her og nå: "Hva kan jeg gjøre for å hjelpe deg akkurat nå?"
- Fremhev mulighetene for profesjonell hjelp (for eksempel gjennom helseforsikring). Anbefal at medarbeideren oppsøker en lege: "Hva synes du om å bruke helseforsikringen eller oppsøke din egen lege?"
-
Berolige medarbeideren om at hans eller hennes oppgaver blir tatt hånd om: "Arbeidsoppgavene dine blir håndtert, og du trenger bare å fokusere på deg selv og å bli frisk."
-
Avhengig av medarbeiderens tilstand, kan du spørre om det er oppgaver som er viktigere eller mer utfordrende enn andre: "Er det noen oppgaver eller kundeforhold som tynger deg, eller som du synes det er viktig at jeg tar spesielt hensyn til?"
-
Bli enige om en ny tid for neste kontakt - kanskje bare en løs tidsramme, for eksempel om en uke: "Når passer det for deg at vi snakker igjen?"
Uformelle besøk på arbeidsplassen
Når arbeidstakeren er klar for det, kan det være gunstig å foreta et kort besøk på arbeidsplassen. Dette kan ha en positiv effekt på opprettholdelsen av troen på at man vil kunne komme tilbake og opplevelsen av å fortsatt være en del av fellesskapet. Videre er det nyttig at det har vært noen interaksjoner med arbeidsplassen etter sykefraværet, spesielt når arbeidstakeren til slutt vender tilbake.
Forhåndsavtaler:
- Skal du møte medarbeideren i resepsjonen, eller et annet sted?
- Hvilket rom bør dere sitte i? Er det en bestemt kollega medarbeideren ønsker å ha til stede?
- Vil medarbeideren ønske å hilse på andre eller bare fokusere på møtet med deg?
- Hvor lenge skal møtet vare - hva er overkommelig for medarbeideren?
Spørsmål til den ansatte:
- Hvordan føles det å være tilbake her igjen?
- Er det noe viktig vi bør gjøre eller snakke om mens du er her?
- Hvordan har reisen vært siden du var sykmeldt?
- Når bør vi planlegge neste samtale, og bør den være over telefon, e-post eller et annet fysisk møte her?
02: LAG EN OPPTRAPPINGSPLAN
Når din ansatte er klar til å komme tilbake på jobb, bør dere utarbeide en opptrappingsplan.
Denne planen bør dekke praktiske detaljer som antall timer og hvilke dager i uken. I tillegg er det viktig å spesifisere hvilke typer oppgaver ansatte kan håndtere i den innledende perioden. En delvis sykemeldingsavtale kan være nyttig hvis den er i tråd mellom lederen og den ansatte, og kommunisert til resten av teamet.
Hvilke oppgaver kan medarbeideren håndtere?
Når du lager en plan for medarbeideren tilbakeføring til jobb, er det avgjørende å ha en klar og felles forståelse av hvilke typer oppgaver den ansatte kan håndtere i den første perioden. Du kan kategorisere oppgavene til den ansatte i tre fargekodede kategorier: grønne, gule og røde oppgaver.
Hvis du unnlater å ta denne avgjørelsen, overlates valget til den ansatte - valg de ikke nødvendigvis er klare til å vurdere umiddelbart etter å ha vært sykemeldt.
Derfor er det viktig å ha en dialog om hvilke oppgaver medarbeideren oppfatter som grønne, gule og røde, ettersom dere sannsynligvis har ulike perspektiver på dette. I samtalen er det essensielt å respektere den ansattes synspunkt, da dette avgjør om oppgaven virkelig tilhører grønn, gul eller rød kategori.
Målet er ikke nødvendigvis å tildele bare grønne oppgaver til den ansatte. Det er i stedet viktigere å justere sammensetningen av oppgaver i de ulike fargekategoriene for å matche den ansattes nåværende tilstand. I begynnelsen kan den ansatte ha hovedsakelig grønne oppgaver og et par gule oppgaver. Når den ansatte begynner å oppleve mer balanse, kan planen justeres og eventuelt inkludere nye gule/røde oppgaver.
Malen nedenfor kan hjelpe til med å kategorisere oppgavene. Imidlertid bør samtalen fokusere på de spesifikke oppgavene i seg selv.
Huskeliste for gradvis opptrapping
Hva bør inkluderes i en plan for opptrapping når medarbeideren gradvis gjenopptar arbeidet?
Listen nedenfor hjelper deg med å sikre at du dekker alle relevante områder i dialogen med medarbeideren. Du kan gjerne ta med malen og sammen se på hvilke oppgaver som kan passe inn i de ulike kategoriene.
Husk at du bør tilpasse planen kontinuerlig - en tommelfingerregel er å gjøre nye vurderinger ukentlig eller hver 14. dag.
Eksempel på en opptrappingsplan
Arbeidstimer: Når skal medarbeideren jobbe? Hvor mange timer og til hvilke tider i løpet av dagen? Hvilke dager i uken? Det kan være nyttig å starte med to fridager i uken, for eksempel tirsdag og torsdag.
Arbeidsoppgaver: Hvilke typer oppgaver bør medarbeideren utføre? Her kan du fordelaktig bruke oversikten over grønne, gule og røde oppgaver.
Relasjoner: I tillegg til spesifikke arbeidsoppgaver, kan medarbeideren ha relasjonelle utfordringer han eller hun må håndtere ved tilbakeføringen. Det kan være nyttig å identifisere hvilke relasjoner som kan være ekstra krevende for medarbeideren, og hvor eventuelle utfordringer kan oppstå.
Fysisk plassering: Mange medarbeidere med stressrelaterte problemer kan være hypersensitive for støy, lys eller annen stimuli. Dersom medarbeideren vanligvis jobber i et kontor med åpent landskap, bør man vurdere muligheten for å tilby et eget rom som vedkommende kan bruke ved behov for pauser eller gjennom dagen. Kanskje bør man også vurdere muligheten for hjemmekontor.
Informasjon: Hvem trenger å vite hva? Og hvem skal formidle informasjonen? Sørg for at du og medarbeider har koordinert hva som vil bli kommunisert til teamet og eventuelt til resten av bedriften. For at planen skal fungere effektivt, er det avgjørende at resten av teamet vet når og hva de kan stole på at personen utfører.
Oppfølging: Det er essensielt å systematisk følge opp planen. Hvor godt passet planen virkeligheten den ansatte kom tilbake til? Hvilke justeringer må gjøres?
03: OPPFØLGING OG JUSTERING AV PLANEN
Etter at arbeidstakeren gradvis har kommet tilbake, er det viktig å gjennomføre systematiske oppfølgingssamtaler. En generell regel bør være at jo tidligere tilbakeføringen er, desto hyppigere bør oppfølgingssamtalene være. Ofte gir det mening å starte med ukentlige møter.
Du kan med fordel planlegge de neste 5-6 ukene, slik at både du og medarbeideren har de første møtene i kalenderne deres. Samtalene kan vare i 20-30 minutter, men pass på å sette nok tid av i din egen kalender.
Bli enige om tidspunktene for møtene. For eksempel foretrekker noen at samtalen finner sted mot slutten av uken, mens andre kanskje ikke ønsker et tidlig morgenmøte dersom de har søvnproblemer.
Struktur på oppfølgingssamtalen
Malen til høyre kan hjelpe deg med å fokusere dialogen slik at dere får dekket oppgavene som påvirker medarbeideren mest.
Det er imidlertid også viktig å spørre om hvordan medarbeideren føler seg i forhold til kollegene sine etter tilbakekomsten.
Medarbeideren kan med fordel forberede noen av elementene på forhånd.
Under den faktiske samtalen bør du notere avtalene som blir inngått. Disse vil bli vurdert ved neste oppfølging og justert etter behov.
Kanskje har du noen perspektiver rundt hva medarbeideren kan være klar for. Husk å opprettholde nysgjerrigheten din rundt medarbeiderens perspektiv. På den måten sørger du for at det blir en god og meningsfull plan.
Her kan du laste ned en mal for oppfølgingssamtaler (på engelsk):
download Mal (English)04: OPPRETTHOLD DIALOG
Når arbeidstakeren er tilbake i full form, er det viktig å ha løpende diskusjoner om trivsel for å sikre at uheldige mønstre som var til stede før sykemeldingen ikke gjentar seg. Samtidig kan du opprettholde en proaktiv tilnærming til arbeidstakerens trivsel ved å utforske hva som bidrar til god trivsel for medarbeideren - selv når ting går bra.
De 6 veiene til trivsel
For dette formålet kan du for eksempel bruke 'de 6 veiene til velvære', ettersom forskning tydelig viser at disse er avgjørende for å trives på jobb.
Hvilke som har størst betydning for den enkelte vil variere fra person til person og over tid. Derfor er det viktig å undersøke hva som er mest betydningsfullt for din medarbeider akkurat nå.
les mer om de 6 veiene til trivsel her
05: HUSK RESTEN AV TEAMET
Hvordan påvirker en medarbeiders fravær resten av teamet? Ofte er resten av teamet avhengige av medarbeiderens bidrag. Derfor må du lage en oversikt over prioriteringer av ressursbruk i teamet.
Be om at hvert medlem av teamet oppgir de tre viktigste oppgavene til medarbeideren som er sykmeldt, for å sikre at hverken de eller andre (som kolleger, partnere, klienter) blir forsinket i leveringer. Spør også om årsaken til at de oppgir akkurat disse oppgavene - hva er konsekvensene dersom disse oppgavene blir utsatt?
- Sett inn informasjonen i kvadranten til høyre. Dette vil gi deg en oversikt over hvordan du kan prioritere dine og teamets ressurser.
- Videre kan det være nyttig å diskutere denne modellen med din egen leder for å sikre at dere begge har en felles forståelse av oppgaveprioriteringer.
Leter du etter mer informasjon?
Trenger du bistand innen ledelse?
Konsultasjon med en AS3-ledelseskonsulent er inkludert i ditt bedriftsabonnement på trivselsmålingen EVI.
Skriv direkte til Trivselsraadgiver@as3.dk - så ringer vi deg.
